Beaucoup de PME suisses commencent avec Google Drive ou OneDrive. C’est simple, peu coûteux et tout le monde connaît. Puis l’entreprise grandit, la nLPD s’invite dans les discussions et personne ne retrouve la bonne version d’un contrat. La question devient alors : Google Drive vs GED, que choisir ?
Ce que Google Drive fait très bien
Google Drive excelle sur le partage rapide, l’édition collaborative et le coût d’entrée. Pour une structure de trois ou quatre personnes qui échange surtout des documents bureautiques, c’est souvent suffisant. L’interface est familière et ne demande aucune formation.
Là où Google Drive montre ses limites
Les données sont hébergées hors de Suisse, ce qui pose question dès que vous traitez des données sensibles. Il n’existe pas de véritable piste d’audit, pas de plan de classement imposé, pas de règles de conservation automatiques. Résultat : l’arborescence devient anarchique et les doublons se multiplient.
Ce qu’apporte une GED professionnelle
Une GED impose une structure : plan de classement, métadonnées, workflows de validation et durées de conservation. Chaque action est tracée dans un journal d’audit inaltérable, ce qu’un auditeur nLPD demandera. L’hébergement peut rester en Suisse, en cloud souverain, on-premise ou hybride.
Google Drive vs GED : comment trancher
Posez-vous trois questions simples.
- Traitez-vous des données personnelles sensibles ou des documents à valeur légale ?
- Devez-vous prouver qui a consulté ou modifié un document ?
- Vos processus impliquent-ils des validations en chaîne ?
Si vous répondez oui à l’une de ces questions, Google Drive ne suffira pas et une GED devient le bon investissement. Notre article sur GED et nLPD précise les obligations légales.
En pratique, les deux ne s’excluent pas toujours. Certaines PME gardent un outil collaboratif au quotidien et confient à la GED les documents contractuels, RH et comptables. Pour passer à l’action, consultez notre guide d’implémentation en 5 étapes, ou notre alternative aux solutions surdimensionnées si vous trouvez les solutions du marché trop lourdes. Demandez une démonstration gratuite.
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